Kalau kamu kuliah, pasti pernah berurusan dengan staf tata usaha — atau yang biasa disebut “staf TU”. Mereka yang ngurus surat, dokumen akademik, berkas magang, sampai jadwal sidang skripsi. Nah, percaya atau gak, hubungan kamu sama staf TU itu bisa jadi faktor penting yang menentukan seberapa lancar hidupmu di kampus.
Masalahnya, banyak mahasiswa yang cuma inget staf TU pas butuh sesuatu — itupun kadang datang dalam keadaan panik, ngomong buru-buru, dan nada suara setengah tinggi. Padahal, kalau kamu tahu rahasia menjadi mahasiswa yang disukai staf tata usaha, semua urusan kampus bisa terasa jauh lebih ringan dan cepat beres. Yuk, bahas tuntas rahasianya biar kamu jadi mahasiswa yang sopan, disukai, dan selalu diingat dengan senyum!
1. Sapa Duluan, Jangan Nunggu Disapa
Hal paling sederhana tapi powerful banget: biasakan menyapa duluan. Banyak mahasiswa masuk ruang TU dengan muka datar atau langsung nyeletuk, “Bu, surat magang saya udah jadi belum?” — tanpa salam atau senyum.
Padahal kalau kamu buka percakapan dengan:
“Selamat pagi, Bu. Maaf mengganggu sebentar ya, saya mau tanya soal surat magang.”
Nada ramah kayak gini langsung bikin suasana cair. Staf TU akan lebih respect dan lebih senang bantu kamu.
Ingat, mereka juga manusia. Disapa sopan itu bukan formalitas — itu bentuk penghargaan.
2. Datang di Waktu yang Tepat
Salah satu kesalahan klasik mahasiswa adalah datang ke TU di waktu yang salah: pas jam istirahat, pas mau tutup, atau pas stafnya lagi super sibuk. Jadinya, bukan cuma gak dilayani maksimal, tapi kamu bisa dianggap gak peka.
Sebelum datang, cek dulu:
- Jam kerja TU (biasanya tertera di papan pengumuman).
- Hindari jam 12.00–13.00 (waktu istirahat).
- Kalau bisa, datang pagi atau awal jam kerja biar urusanmu cepat kelar.
Dengan datang di waktu yang pas, kamu nunjukin kamu paham etika dan menghargai waktu orang lain.
3. Siapkan Berkas dengan Rapi Sebelum Minta Bantuan
Banyak mahasiswa datang ke TU dengan berkas acak-acakan, belum difotokopi, atau bahkan belum diisi. Akibatnya, staf TU harus nungguin kamu beresin dulu di tempat, dan itu bikin mereka kesal.
Jadi, sebelum datang, pastikan kamu:
- Udah isi formulir dengan lengkap.
- Udah siapkan fotokopi dokumen yang dibutuhkan.
- Udah baca pengumuman atau prosedur di papan informasi.
Dengan begitu, kamu bukan cuma terlihat siap, tapi juga mempermudah pekerjaan mereka. Dan percayalah, staf TU bakal langsung inget kamu sebagai mahasiswa yang well-prepared.
4. Gunakan Bahasa Sopan dan Lembut
Cara kamu ngomong itu mencerminkan karakter kamu. Jangan pernah ngomong dengan nada perintah atau terburu-buru. Misalnya:
❌ “Bu, tolong buatkan surat saya sekarang ya, soalnya saya buru-buru.”
✅ “Bu, maaf, saya butuh surat magang secepatnya. Kalau bisa hari ini, boleh saya bantu data atau dokumen biar lebih cepat?”
Lihat bedanya? Versi pertama terdengar nyuruh, sedangkan versi kedua tetap sopan tapi tegas.
Nada lembut dan pilihan kata yang baik bisa jadi kunci buat kamu disukai staf TU — bahkan mereka bisa bantu kamu di luar jam kerja kalau kamu dikenal sopan dan enak diajak komunikasi.
5. Jangan Datang Kalau Bisa Diselesaikan Online
Di era digital, banyak urusan administrasi kampus udah bisa dilakukan lewat sistem online atau email. Tapi masih banyak mahasiswa yang datang langsung buat hal kecil yang sebenarnya bisa dikirim lewat form online.
Staf TU suka mahasiswa yang efisien dan gak bikin repot. Jadi, kalau bisa kirim lewat platform digital, manfaatkan itu.
Dan kalau kamu harus datang langsung, minimal kamu udah tahu langkah-langkahnya supaya gak tanya hal basic yang sebenarnya udah dijelaskan di pengumuman.
6. Jangan Ngomel Kalau Prosesnya Lama
Kadang urusan kampus memang butuh waktu. Tapi sayangnya, banyak mahasiswa yang gak sabar dan mulai ngomel di depan staf TU. Padahal, mereka gak sengaja memperlambat prosesnya — mereka juga cuma jalankan prosedur kampus.
Kalau kamu merasa urusanmu kelamaan, tanyakan dengan cara yang sopan:
“Bu, kira-kira prosesnya berapa lama ya? Biar saya bisa ngatur jadwal.”
Nada kayak gini bikin kamu terdengar dewasa dan kooperatif. Staf TU bakal lebih semangat bantu orang yang sabar, bukan yang ngeluh.
7. Jangan Nunggu Butuh Baru Datang
Staf TU bakal inget kamu kalau kamu bukan tipe mahasiswa yang “datang cuma pas butuh.” Sesekali, kalau lewat depan ruang TU, sapa aja:
“Pagi, Bu. Lagi sibuk, ya? Semangat ya kerjanya.”
Hal kecil kayak gini bisa bikin mereka ngerasa dihargai. Karena di balik layar, mereka sering kerja keras bantu mahasiswa — meski jarang dapat ucapan terima kasih.
8. Pahami Prosedur Sebelum Tanya
Sebelum kamu nanya, pastikan kamu udah cari tahu dulu. Banyak mahasiswa yang datang ke TU buat nanya hal yang sebenarnya udah dijelasin di papan pengumuman atau grup WhatsApp kampus.
Staf TU sering jenuh karena harus ngulang jawaban yang sama berkali-kali.
Jadi, sebelum kamu bertanya, pastikan:
- Kamu udah baca pengumuman dengan teliti.
- Kamu udah tahu dokumen apa aja yang dibutuhkan.
- Pertanyaanmu memang butuh klarifikasi, bukan hal yang jelas tertulis.
Mahasiswa yang datang dengan pengetahuan dasar itu pasti lebih disukai karena menunjukkan kesadaran dan inisiatif.
9. Jangan Lupa Ucapkan Terima Kasih
Kata sederhana ini sering diremehkan, padahal efeknya luar biasa. Setelah staf TU bantu kamu, ucapin aja:
“Terima kasih banyak ya, Bu. Maaf kalau sempat ngerepotin.”
Kata “terima kasih” itu bisa jadi pengingat positif buat mereka tentang kamu. Bahkan kalau kamu datang lagi di lain waktu, mereka bakal lebih ramah karena masih inget kamu yang sopan dan berterima kasih.
10. Kalau Salah, Akui dan Minta Maaf
Gak jarang mahasiswa datang ke TU dengan sikap defensif, apalagi kalau disalahkan. Padahal, kalau kamu berani ngaku salah, staf TU bakal lebih respect.
Contoh:
“Waduh, maaf ya, Bu. Ternyata saya salah isi tanggalnya. Nanti saya perbaiki dulu ya.”
Respons jujur dan rendah hati kayak gini bikin mereka nyaman dan gak ragu bantu kamu lagi. Karena mereka tahu kamu bukan tipe yang ngeles atau nyalahin orang lain.
11. Jangan Lupa Jaga Sikap Online
Kalau kamu komunikasi lewat email atau chat dengan staf TU, pastikan etika kamu tetap terjaga. Banyak mahasiswa yang kirim pesan dengan gaya terlalu santai atau bahkan tanpa salam.
Contoh pesan yang benar:
Subjek: Permohonan Surat Aktif Kuliah
Selamat pagi, Bu.
Saya [Nama], mahasiswa [Program Studi]. Saya ingin mengajukan permohonan surat aktif kuliah untuk keperluan magang. Berikut saya lampirkan dokumen yang dibutuhkan.Terima kasih atas waktunya, Bu.
Sopan, singkat, dan profesional. Staf TU bakal senang bantu kamu kalau komunikasimu rapi dan sopan kayak gini.
12. Hargai Batas Profesional
Meski kamu udah dekat dan sering ngobrol santai, tetap jaga batas profesional. Jangan terlalu akrab sampai ngobrol hal pribadi atau bercanda berlebihan.
Dosen dan staf TU adalah bagian dari institusi, jadi sikap kamu harus tetap hormat. Boleh ramah, tapi jangan sampai melewati batas sopan santun.
13. Jangan Lupa, Mereka Juga Manusia
Kadang staf TU bisa tampak galak atau kurang ramah — tapi ingat, mereka juga manusia yang mungkin capek, stres, atau lagi banyak kerjaan. Jadi, jangan baper kalau sesekali mereka jutek.
Kamu bisa bantu dengan jadi mahasiswa yang paham situasi:
- Jangan memotong percakapan kalau mereka lagi sibuk.
- Tunggu dengan sabar.
- Tunjukkan empati kecil seperti, “Wah, pasti capek ya, Bu, ngurus segini banyak.”
Empati kecil bisa bikin interaksi kamu lebih hangat dan dihargai.
14. Hindari Gaya Sok Tahu
Kalau kamu belum tahu prosedur, jangan sok-sokan bilang “Kayaknya kemarin temen saya langsung bisa, deh, Bu.” Itu bisa bikin staf TU ngerasa diremehkan.
Lebih baik bilang:
“Bu, kemarin saya dengar ada mahasiswa yang prosesnya cepat, apakah saya perlu dokumen tambahan biar sama juga?”
Dengan gaya bertanya sopan, kamu tetap bisa nyari solusi tanpa terkesan menantang.
15. Jadilah Mahasiswa yang Ringan Tangan
Kadang staf TU suka mahasiswa yang ringan tangan, misalnya bantu angkat berkas, buka pintu, atau sekadar bantu rapikan dokumen. Hal kecil itu bisa bikin mereka ngerasa dihargai banget.
Bukan menjilat, tapi menunjukkan kamu punya empati dan sopan santun — dua hal yang selalu diingat orang, bahkan setelah kamu lulus nanti.
FAQ: Rahasia Menjadi Mahasiswa yang Disukai Staf Tata Usaha
1. Kenapa penting disukai staf TU?
Karena staf TU yang bantu semua urusan administratif kampus kamu. Kalau hubunganmu baik, semua urusan bisa lebih cepat dan mudah.
2. Apakah harus selalu datang langsung ke TU?
Enggak. Banyak urusan bisa dilakukan online, tapi kalau perlu datang, pastikan kamu datang di waktu yang tepat dan sopan.
3. Gimana kalau staf TU-nya jutek duluan?
Tetap tenang dan sopan. Kadang mereka cuma lagi capek. Sikap baik kamu bisa melembutkan suasana.
4. Apakah boleh bercanda sama staf TU?
Boleh, asal tahu batas. Gunakan humor ringan yang sopan dan gak personal.
5. Apa manfaat jangka panjang punya hubungan baik dengan TU?
Selain urusan kampus lebih lancar, kamu juga punya jaringan baik yang bisa bantu di dunia kerja nanti — karena attitude itu selalu diingat.
6. Apakah bersikap sopan berarti harus jaim?
Enggak. Sopan bukan berarti kaku, tapi tahu kapan harus serius dan kapan bisa santai.
Kesimpulan
Menjadi mahasiswa yang disukai staf tata usaha bukan tentang menjilat, tapi tentang menghargai manusia lain. Dengan bersikap sopan, ramah, dan rapi dalam berurusan, kamu bukan cuma bikin hidupmu di kampus lebih mudah, tapi juga menanamkan reputasi baik yang akan diingat lama.
